Правила та журнал проводок

⚠ Доступно лише якщо в тарифі підключено модуль «Бухгалтерський облік».

Два пов'язані екрани розділу «Бух. облік»: Правила проводок задають, які рахунки Дт/Кт і яку базу суми брати для кожного типу операції; Журнал проводок показує вже записані проводки за період і містить пакетний генератор, який читає документи каси й складу та перетворює їх на проводки саме за цими правилами.

Розділ «Бух. облік» → Правила проводок. Список правил зліва (кожен рядок — одна майбутня проводка Дт/Кт для типу операції), під ним — панель редагування обраного правила.

Колонки списку: Операція, Дт, Кт, База (Повна / Без ПДВ / ПДВ — короткі підписи; довші варіанти тих самих трьох значень — у формі редагування нижче), Уточнення (тип витрати або сценарій інкасації — для решти операцій порожньо), Активне (``✓`` або порожньо — окремого значка «неактивне» нема). Сортування — за операцією, а в межах операції — у порядку, який не редагується через форму: новим правилам він призначається автоматично.

Одинарний клік по рядку підвантажує його поля в панель редагування лише для перегляду (поля лишаються сірими/неактивними); щоб реально редагувати — потрібен подвійний клік по рядку (або кнопка Нове для нового правила).

Поля згори вниз:

• Операція — тип операції, під яку записується проводка:

• Дебет (рахунок) і Кредит (рахунок) — два незалежні випадні списки з довідника «План рахунків» (окремий екран, поза обсягом цієї статті): лише активні рахунки, кожен пункт у форматі «код — назва». Форма не перевіряє, що дебет і кредит відрізняються.
• База суми — яку частину суми документа брати для цієї проводки:

  Саму формулу застосовує генератор (розділ нижче); тут поле лише вибирає, яку з трьох сум брати.
* **Уточнення** — випадний список, який з'являється лише для операцій **Витрати** (типи витрат з довідника) та **Інкасація** (сценарії руху готівки); перший пункт **«— Загальне —»** означає правило без уточнення.
* **Активне** — прапорець (типово увімкнено для нового правила). Генератор бере **лише активні** правила; вимкнене правило лишається в списку, але проводок за ним більше не створює.
* **Опис** — вільний текст, необов'язковий. Якщо заповнено — стає **Коментарем** відповідної проводки в журналі; якщо порожньо — коментар теж порожній.

Для однієї операції можна створити кілька активних правил одразу — усі спрацюють при генерації як окремі рядки проводки (наприклад, одне правило на базі «Без ПДВ» і ще одне на базі «Тільки ПДВ» для тієї самої операції дадуть дві окремі проводки замість однієї).

Кнопки:

• Нове — очищає панель (База суми → «Повна сума», Активне → увімкнено), відкриває редагування, фокус на Операція. Доступна, лише коли форма не в режимі редагування.
• Зберегти — перевіряє послідовно чотири поля (Операція → інакше «Оберіть операцію», Дебет → «Оберіть рахунок дебету», Кредит → «Оберіть рахунок кредиту», База суми → «Оберіть базу суми»); для операцій Витрати та Інкасація дозволена лише база «Повна сума» — інакше з'явиться пояснення, що ці документи не мають ставки ПДВ для розбиття на чисту суму й ПДВ; за успіху записує нове правило або оновлює наявне, пише в аудит і закриває редагування.
• Видалити — доступна лише поза редагуванням; без вибраного рядка — «Оберіть правило для видалення»; інакше запитує підтвердження «Видалити обране правило проводки?», видаляє рядок остаточно і пише в аудит.
• Скасувати — закриває редагування без збереження, повертає в поля дані обраного в списку рядка (або порожню форму, якщо нічого не обрано).

Розділ «Бух. облік» → Журнал проводок. Таблиця вже записаних проводок за обраний період плюс кнопка пакетної генерації, яка перечитує документи каси й складу та сама створює (чи оновлює) проводки за правилами вище.

Фільтри — Період: дві дати через «-» (типово, як і при відкритті журналу, — останні 30 днів) і ФОП: (перший пункт «Усі ФОП», далі — ФОП підприємства). Колонки: Дата, Тип, ФОП, Дт, Кт, Сума, Коментар. Кнопка Оновити — перечитує список за поточним періодом без генерації.

Колонка Тип показує тип документа, з якого зроблено проводку: Продаж, Прихід, Повернення, Оплата боргу, Реалізація, Списання, Витрата, Інкасація, Підтвердження ПН. Є ще тип Ручна — проводки з окремої форми «Ручні проводки» (інший пункт меню «Бух. облік», поза обсягом цієї статті); ні генератор, ні форма редагування правил їх не створюють і не змінюють.

Перед запуском — перевірка замка закритого періоду: якщо весь обраний період уже за межею замка, з'являється «Період заблоковано (замок …). Генерація неможлива.» і генерація не запускається; якщо замок припадає всередину обраного періоду, дата «З:» автоматично зсувається на день після замка з окремим повідомленням про це (сам механізм замка періоду — інша функціональність, поза обсягом цієї статті). Далі — підтвердження «Згенерувати проводки за період … — …? Наявні авто-проводки цих документів буде перегенеровано (ручні не чіпаються).».

Генератор проходить десять категорій документів послідовно:

Для позицій 1–4 кожна сума йде через Правила проводок: генератор бере всі активні правила з потрібним типом операції і для кожного рахує суму за обраною в правилі базою — «Повна сума» = сума як є, «Без ПДВ» = сума ÷ 1.2 (округлено до копійки), «Тільки ПДВ» = різниця між повною сумою і сумою без ПДВ. Формула фіксована на ставці 20% незалежно від фактичних ставок ПДВ товарів у чеку чи статусу ФОП-платника; проводка з нульовою сумою не створюється.

У розбивці чека продажу (позиція 1) спосіб оплати звіряється лише з готівкою, карткою та продажем у борг, без запасного варіанта — сума оплати якимось іншим способом не потрапить у жодну проводку, без попередження. У повернень і оплат боргу такого ризику нема: там усе, крім картки, потрапляє в готівкову гілку (правила «Повернення (готівка)» / «Оплата боргу (готівка)»).

Собівартість (правила «Собівартість реалізації» та «Повернення (собівартість)») — не з документа, а з фактичного руху товару (склад): кількість без урахування знаку × ціна руху — списання для продажу, надходження для повернення; якщо в самого руху ціна порожня — береться ціна пов'язаного руху (прихідної партії за FIFO).

Позиція 5 (Розхідні накладні) працює інакше й Правила проводок не використовує. Рахунки фіксовані й у формі правил не редагуються: дохід на Кт 703, ПДВ на Кт 641 (лише якщо прив'язаний ФОП — платник ПДВ, і лише для рядків товару з ненульовою ставкою; рахується по кожному рядку окремо за його фактичною ставкою — на відміну від фіксованих 20% вище), собівартість Дт 902 Кт 281; дебет — 361, якщо накладна в борг, або 301, якщо оплачена одразу. Коментар цих проводок теж завжди однаковий («Реалізація зі складу: дохід», «Реалізація зі складу: ПДВ», «Собівартість реалізації»), а не з поля Опис правила. Зміна чи вимкнення правил операцій продажу чи приходу товару на ці проводки не впливає.

Повторний запуск не дублює проводки. Перед вставленням нових проводок для документа генератор спершу видаляє всі наявні проводки, пов'язані саме з цим документом, — повторний запуск за той самий чи перетинний період не плодить дублі, а заміняє старі авто-проводки новими. Це стосується лише типів документів із таблиці вище; проводки типу «Ручна» генератор ніколи не видаляє і не створює — саме про це попереджає діалог підтвердження фразою «ручні не чіпаються». Кожен документ обробляється незалежно від інших: помилка на одному не зупиняє пакет і не показує окремого повідомлення про неї — цей документ просто лишається без проводок; єдиний видимий підсумок після завершення — напис «Згенеровано проводок: N» під списком.

Пакетна генерація пишеться в аудит одним записом (кількість проводок і період). Збереження чи видалення окремого правила — теж в аудит.

Видаляє обраний рядок журналу (будь-якого типу, включно з авто-згенерованими) після підтвердження «Видалити обрану проводку?»; без вибраного рядка — «Оберіть проводку». На відміну від збереження/видалення правила і від пакетної генерації, це видалення не пишеться в аудит.

Пропущено:

• Правила зарплати (нарахування, ЄСВ, утримання), які використовує категорія 10, у формі правил не редагуються — у списку Операція їх немає.
• Порядок рядків у списку правил у межах однієї операції не редагується через форму — новим правилам він призначається автоматично; на порядок формування проводок при генерації це не впливає.
• «План рахунків» (джерело Дт/Кт у формі правила), «Ручні проводки» і «Звіти обліку» — сусідні пункти меню «Бух. облік» (перший — довідник, з якого беруться рахунки; другий — джерело типу «Ручна» в цьому журналі); обидва поза обсягом цієї статті.
• Замок закритого періоду, що блокує чи зсуває генерацію, — окрема функціональність; тут описана лише його видима поведінка в діалозі генерації.

Див. також: Чеки, Прихідна накладна, Розхідна накладна, Фінансові документи — документи, які обробляє генератор.