Фінансові документи

Централізований журнал усіх грошових операцій підприємства за обраний період — оплати боргу клієнтами й постачальникам, витрати, інкасації, внесення готівки та переміщення між касами: спільний список із фільтрами й деталізацією обраного документа, а для чотирьох типів — ще й бічна панель створення прямо тут. Розділ «Чеки та фін. документи» → Фінансові документи.

Таблиця документів зліва (колонки нижче), праворуч — деталізація обраного рядка. Список відсортований за спаданням дати документа, розбитий на дні (у рядку дня — кількість документів і чистий потік) і показує не більше 2000 останніх документів (адміністратор може змінити цей ліміт, мінімум 100).

Колонки списку:

• № — порядковий номер рядка.
• Тип документа — назва типу документа (перелік — нижче).
• Номер
• Контрагент / Призначення — зміст залежить від типу: для оплати клієнтом/постачальнику — ім'я контрагента; для витрати — тип витрати з довідника; для інкасації — призначення (Банк / Сейф / Інша каса / Власник); для внесення — джерело (Власник / Банк / Сейф / Інша каса); для переміщення — завжди «Каса → Каса» (конкретні назви кас видно лише в деталізації нижче).
• Спосіб — для оплати клієнтом і постачальнику це реальний спосіб оплати з довідника; для решти чотирьох типів — завжди константа «Готівка», бо ці документи за визначенням рухають лише готівку.
• Сума

У списку об'єднано шість типів документів — колонка «Тип документа» показує:

• Оплата клієнтом — погашення боргу клієнта.
• Оплата постачальнику — оплата постачальнику.
• Витрата — витрата готівки.
• Інкасація — винесення готівки з каси (лише видаткові операції; автоматична інкасація при закритті касової зміни теж потрапляє сюди).
• Внесення — внесення готівки в касу.
• Переміщення — переміщення готівки між касами.

Панель деталізації праворуч: СУМА ДОКУМЕНТА, КОНТРАГЕНТ / ПРИЗНАЧЕННЯ, ДАТА, СПОСІБ, далі залежно від типу:

• для Оплата клієнтом і Оплата постачальнику — РОЗПОДІЛ ОПЛАТИ: розподіл суми по накладних, які оплата закрила, і рядок «Разом розподілено»;
• для Переміщення, Інкасація й Внесення — РУХ КОШТІВ: звідки і куди (Каса-джерело / Каса-отримувач / Призначення / Джерело) з назвами конкретних кас;
• для Витрата — ДЕТАЛІ ВИТРАТИ: Вид витрати, Каса / сейф, Склад;
• якщо є коментар — КОМЕНТАР.

Кнопка Друк формує касовий ордер (прибутковий чи видатковий) для типів Оплата клієнтом, Оплата постачальнику, Витрата й Інкасація; для Внесення і Переміщення друк недоступний — з'являється повідомлення «Друк для цього типу документа не підтримується.».

Кнопка Видалити прибирає обраний документ: спершу розпроводить його (знімає рух готівки й повертає баланси), тоді видаляє сам запис; підтвердження показує тип, номер, дату й суму документа та попереджає «Борги контрагентів будуть відкориговані. Ця операція незворотна!». Автоматичне списання авансу під час продажу (номер із префіксом AUTO-AV) окремо видалити не можна — повідомлення відсилає розпровести відповідний продаж.

• Період з / по — період за датою документа; за замовчуванням — останні 30 днів.
• Напрям — перемикач Усі / Надходження / Витрати / Рухи.
• Тип — випадний список: Усі типи, Оплата боргу клієнтом, Оплата постачальнику, Витрати, Інкасація (винесення), Внесення готівки, Переміщення коштів.
• Кнопка Оновити — перезавантажує список із поточними фільтрами; зміна дат чи типу і так одразу оновлює список сама.

У самому журналі кнопки створення немає — документ з'являється тут після того, як його створено вікном оплати з іншого екрана (заголовок вікна називає операцію):

• з картки клієнта — вікно «Погашення боргу клієнтом», погашення боргу без прив'язки до конкретної накладної; сума розподіляється по неоплачених продажах клієнта за методом FIFO (від найстарішої накладної до найновішої);
• з Розхідної накладної — під час її проведення форма оплати відкривається обов'язково, або пізніше — кнопкою оплати вже проведеної накладної (вікно «Оплата розхідної накладної»); тоді сума йде саме на цю накладну.

Обов'язкові поля вікна: Сума (>0), Спосіб оплати, Склад. Поле Сума одразу пропонує суму: залишок конкретної накладної (якщо оплата прив'язана до неї) або весь поточний борг клієнта, показаний тут же підписом «Поточний борг» (якщо оплата без прив'язки). Кнопка збереження — «Прийняти оплату» (для надходження) або «Оплатити» (для витрати).

Перевірки при збереженні: сума ≤0 блокується («Вкажіть коректну суму»); якщо сума перевищує неоплачений залишок прив'язаної накладної — запит підтвердження «Сума (…) перевищує залишок (…). Продовжити?»; якщо оплата готівкою і в Сейфі підприємства не вистачає грошей — збереження блокується повідомленням про брак готівки в Сейфі. Якщо внесена сума більша за загальний борг клієнта — документ усе одно зберігається, але зайве не зараховується: «Внесено на … грн більше, ніж загальний борг клієнта. Надлишок НЕ зараховано — зменште суму або оформіть решту окремо.»

Після збереження форма пропонує роздрукувати касовий ордер.

Так само вікно оплати, відкривається не з цього журналу, а:

• з картки постачальника — «Оплата постачальнику», погашення боргу без прив'язки до накладної (FIFO по неоплачених прихідних);
• з Прихідної накладної — «Оплата прихідної накладної», оплата саме цієї накладної;
• з Зворотньої накладної — «Компенсація від постачальника» за повернений товар; напрямок тут — надходження грошей, а не витрата.

Обов'язкові поля ті самі: Сума, Спосіб оплати, Склад, з тими самими перевірками (коректна сума, залишок готівки в Сейфі при видатковій готівковій оплаті). На відміну від оплати клієнтом, тут немає попередження про переплату понад борг — форма просто розподіляє суму по неоплачених накладних FIFO.

Створюється прямо в цьому журналі: кнопка «Створити» відкриває праворуч панель «НОВИЙ ДОКУМЕНТ» з плитками Витрата / Інкасація / Внесення / Переміщення; плитка «Витрата» показує поля витрати.

Обов'язкові поля:

• Тип витрати — з довідника типів витрат; кнопка «+ Новий» одразу додає новий тип (перевіряє, чи така назва вже є);
• Сума, грн (>0);
• Каса / сейф — джерело, з якого фізично видається готівка; без вибору — «Оберіть касу або сейф, з якого видано кошти».

Необов'язково: Склад і Коментар.

Кнопка «Зберегти і провести» одразу реально списує готівку з обраної каси чи сейфа.

Плитка «Інкасація» на панелі «Створити». Обов'язкові поля:

• Каса-джерело — без вибору: «Оберіть касу-джерело»;
• Сума;
• Призначення — Банк, Сейф, Інша каса або Власнику (вилучення) (типово — Банк). При виборі «Інша каса» з'являється обов'язкове поле Каса-отримувач, яке не може збігатися з касою-джерелом («Каса-джерело та каса-отримувач не можуть співпадати»).

Коментар — необов'язково.

Плитка «Внесення». Обов'язкові поля:

• Каса-отримувач — без вибору: «Оберіть касу-отримувач»;
• Сума;
• Джерело — Власник, Банк, Сейф або Інша каса (типово — Власник). При виборі «Інша каса» з'являється обов'язкове поле Каса-джерело, яке не може збігатися з касою-отримувачем.

Коментар — необов'язково.

Плитка «Переміщення». Обов'язкові поля: Каса-джерело («Оберіть касу-джерело»), Каса-отримувач («Оберіть касу-отримувач», не може збігатися з джерелом), Сума. Коментар — необов'язково. Переміщення завжди готівкове (каса/сейф → каса/сейф); валюта підставляється типова автоматично, без вибору.

Див. також: Чеки і Касові зміни — інші два журнали цього розділу.