Документ фіксує розбіжність між обліковою кількістю товару (за даними складу) і фактичною кількістю, підрахованою під час перерахунку, і формує коригування залишків. Розділ «Складські документи» → Інвентаризація.

Спільна механіка документа описана в статті Замовлення постачальнику — тут лише специфіка інвентаризації.

Позиції можна додати чотирма способами:

• Один товар — подвійним кліком у списку товарів (і характеристикою — розмір/колір/інший атрибут, якщо товар їх має). Товар, вже доданий до документа (той самий товар + та сама характеристика), додати повторно не можна — з'явиться повідомлення «Цей товар вже додано до інвентаризації.».
• Кнопка Додати товар в інвентаризації розкриває меню масового додавання:
  • Додати всі товари з номенклатури — масово додає всі активні товари обраного складу.
  • Додати товари за категорією… — масово додає товари обраної категорії.
  • Додати товари за постачальником… — масово додає товари обраного постачальника.

При зміні складу вже додані рядки не втрачаються — облікова кількість (Облікова) перераховується заново з поточних залишків обраного складу, і разом з нею — відхилення та суми відхилень.

У рядку документа три пов'язані величини:

• Облікова — кількість, яка на момент додавання товару (або зміни складу) значиться на залишку складу.
• Фактична — кількість, введена під час перерахунку. Не може бути від'ємною — збереження документа блокується зауваженням «Рядок N · «<назва товару>» — фактична кількість не може бути від'ємною».
• Відхилення — різниця Фактична мінус Облікова.

Є налаштування, що визначає, з чого стартує Облікова кількість щойно доданого рядка: якщо автозаповнення облікової кількості вимкнено — рядок стартує з нуля замість реального залишку складу (кількість доводиться звірити вручну). Це стосується лише додавання рядка; перерахунок при зміні складу завжди бере реальний залишок незалежно від цього налаштування.

Збереження документа неможливе без обраного складу, обраного відповідального та хоча б однієї позиції — інакше вікно «Документ не можна зберегти» із зауваженнями «Склад не обраний», «Відповідальний не обраний» або «У документі немає жодної позиції» відповідно.

Для кожного рядка, крім кількісного відхилення, документ рахує його вартісний вираз одразу у двох оцінках: за собівартістю і за роздрібною ціною товару (відхилення кількості, помножене на відповідну ціну).

По документу в цілому підбиваються підсумки:

• сумарна облікова кількість і сумарна фактична кількість по всіх рядках;
• сума всіх додатних відхилень (надлишок) окремо від суми всіх від'ємних відхилень (нестача) — рахуються незалежно одна від одної, тож надлишок по одних товарах не «гасить» нестачу по інших.

Текстовий підсумок результатів інвентаризації показує кількість позицій, що збіглися (відхилення в межах 0,001), кількість позицій з надлишком і кількість позицій з нестачею — з сумою відхилення по кожній групі.

При проведенні документа система формує коригувальну проводку залишків на основі збережених по кожному рядку значень облікової, фактичної кількості й відхилення. Розпроведення виконується як для решти складських документів.