Документ фіксує розбіжність між обліковою кількістю товару (за даними складу) і фактичною кількістю, підрахованою під час перерахунку, і формує коригування залишків. Розділ «Складські документи» → Інвентаризація.

Спільна механіка документа описана в статті Замовлення постачальнику — тут лише специфіка інвентаризації.

Позиції можна додати чотирма способами:

• Один товар — пошуком за конкретним товаром (і характеристикою — розмір/колір/інший атрибут, якщо товар їх має). Товар, вже доданий до документа (той самий товар + та сама характеристика), додати повторно не можна — з'явиться повідомлення «Цей товар вже додано до інвентаризації.».
• Усі товари складу — масово додає всі активні товари обраного складу.
• За категорією — масово додає товари обраної категорії.
• За постачальником — масово додає товари обраного постачальника.

При зміні складу вже додані рядки не втрачаються — облікова кількість (Облікова) перераховується заново з поточних залишків обраного складу, і разом з нею — відхилення та суми відхилень.

У рядку документа три пов'язані величини:

• Облікова — кількість, яка на момент додавання товару (або зміни складу) значиться на залишку складу.
• Фактична — кількість, введена під час перерахунку. Не може бути від'ємною — збереження документа блокується повідомленням «Фактична кількість не може бути від'ємною: <назва товару>».
• Відхилення — різниця Фактична мінус Облікова.

Є налаштування, що визначає, з чого стартує Облікова кількість щойно доданого рядка: якщо автозаповнення облікової кількості вимкнено — рядок стартує з нуля замість реального залишку складу (кількість доводиться звірити вручну). Це стосується лише додавання рядка; перерахунок при зміні складу завжди бере реальний залишок незалежно від цього налаштування.

Збереження документа неможливе без обраного складу, обраного користувача та хоча б однієї позиції — інакше повідомлення «Оберіть склад», «Оберіть користувача» або «Додайте хоча б одну позицію товару» відповідно.

Для кожного рядка, крім кількісного відхилення, документ рахує його вартісний вираз одразу у двох оцінках: за собівартістю і за роздрібною ціною товару (відхилення кількості, помножене на відповідну ціну).

По документу в цілому підбиваються підсумки:

• сумарна облікова кількість і сумарна фактична кількість по всіх рядках;
• сума всіх додатних відхилень (надлишок) окремо від суми всіх від'ємних відхилень (нестача) — рахуються незалежно одна від одної, тож надлишок по одних товарах не «гасить» нестачу по інших.

Текстовий підсумок результатів інвентаризації показує кількість позицій, що збіглися (відхилення в межах 0,001), кількість позицій з надлишком і кількість позицій з нестачею — з сумою відхилення по кожній групі.

При проведенні документа система формує коригувальну проводку залишків на основі збережених по кожному рядку значень облікової, фактичної кількості й відхилення. Розпроведення виконується як для решти складських документів.