Документ оформляє продаж товару зі складу клієнту поза касою — без чека і відкритої зміни, окремим бухгалтерським документом, з можливим веденням боргу клієнта. Розділ «Складські документи» → Розхідна накладна.

Спільна механіка документа описана в статті Замовлення постачальнику — тут лише специфіка розхідної накладної.

Клієнт — необов'язкове поле. У списку клієнт «за замовчуванням» стоїть першим (список відсортовано так, щоб дефолтний клієнт, тобто «без клієнта», йшов перед рештою за алфавітом). Якщо накладну оформити без клієнта, вона лише списує товар зі складу — жодного боргового руху не виникає.

Тип ціни — обов'язкове поле (зауваження «Тип ціни не обраний» блокує збереження, якщо порожнє); на новому документі одразу підставляється роздрібний тип ціни. Вибір валюти в розхідній накладній недоступний — документ завжди веде облік у базовій валюті. Поля вхідного рахунку (номер, дата надходження), властиві накладним надходження, у розхідній накладній приховані — не використовуються. Поля «Пов'язаний документ» у шапці розхідної накладної немає.

Ціна рядка підтягується автоматично за обраними складом і типом ціни; якщо для товару немає ціни обраного типу — програма підставляє роздрібну ціну як резервний варіант.

Таблиця товарів окремо показує собівартість і ціну продажу:

Зміна відсотка знижки одразу перераховує ціну «зі знижкою» і суму рядка.

Перед збереженням кожен рядок перевіряється: кількість і ціна реалізації мають бути більшими за нуль, інакше у вікні «Документ не можна зберегти» з'являється зауваження з номером рядка й назвою товару («кількість має бути більшою за 0» / «ціна реалізації має бути більшою за 0»).

Після перевірки кількості й ціни програма окремим проходом звіряє залишок кожного товару на обраному складі із загальними налаштуваннями обліку залишків:

• якщо ввімкнено заборону продажу при нульовому залишку, а залишок ⩽ 0 — зберегти документ не можна, повідомлення прямо називає товар з нульовим залишком;
• якщо залишку не вистачає на всю кількість рядка:
  • при забороні від'ємних залишків — жорстке блокування з повідомленням, яке показує наявний залишок і потрібну кількість;
  • при дозволених від'ємних залишках — з'являється одне підтвердження «Залишок стане від'ємним» на весь документ («K позицій піде в мінус після продажу. Продовжити?» зі списком товарів; за замовчуванням у діалозі обрано «Ні», щоб рефлекторний Enter не пропускав попередження).

СКРІНШОТ [rozhidna-02-negative-stock-confirm.png]: діалог підтвердження «Залишок стане від'ємним» при дозволених від'ємних залишках — з обраною за замовчуванням відповіддю «Ні».

Проведення списує товар зі складу тим самим механізмом, що й на касі. Якщо в шапці вказано клієнта і документ веде облік як продаж у борг — сума накладної лягає боргом на цього клієнта.

Якщо на момент проведення в клієнта вже є аванс (передоплата, тобто від'ємний борговий баланс) — програма автоматично зараховує цей аванс в оплату поточної накладної, в межах меншого з двох значень: розміру авансу або суми накладної:

• автоматично створюється документ оплати клієнта з коментарем «Автосписання авансу за продажем …», прив'язаний саме до цієї накладної;
• оплачена сума накладної збільшується на суму зарахованого авансу; якщо цього вистачило на всю суму — накладна фіксується оплаченою повністю, якщо ні — частково.

Якщо після списання товару зі складу зарахувати аванс не вдається (обрив з'єднання, конфлікт тощо), програма намагається сама скасувати проведення накладної, щоб не лишати систему в суперечливому стані (аванс клієнта при цьому лишається недоторканим), і показує повідомлення: «Продаж НЕ проведено: не вдалося списати аванс… Складські рухи скасовано, аванс клієнта не витрачено — проведіть документ ще раз.»

Якщо не вдається ні зарахувати аванс, ні скасувати проведення (рідкісний випадок — обидва збої зазвичай мають спільну причину, наприклад втрату з'єднання), користувач отримує гостріше попередження: товар уже списано зі складу, аванс не зараховано, і повторно проводити накладну не можна — це спише товар вдруге. Проведення в такому разі потрібно скасувати вручну через журнал документів і провести накладну заново.

Скасування проведення повертає списаний товар на склад і відкочує борговий рух за цією накладною. Якщо під час проведення було автоматично зараховано аванс клієнта — при скасуванні відповідний автоматично створений документ оплати також видаляється, а оплачена сума накладної обнуляється: документ знову стає непроведеним і в статусі боргу.