«Розумні запаси» рахують за вас, скільки якого товару замовити постачальнику. Щоночі система переглядає продажі, залишки й те, що вже в дорозі, і готує список замовлень. Вранці ви не переглядаєте весь асортимент — бачите лише ті позиції, де щось не сходиться й потрібне ваше рішення. Решту система готова замовити сама, за розрахунком. Розділ Складські документи → Автопілот - замовлень (сам екран називається «Замовлення постачальникам»; решта частин — у Довідниках, Звітах і Налаштуваннях, див. нижче).

Один робочий цикл виглядає так:

1. Уночі система рахує по кожному товару: як він продається, скільки його варто тримати, скільки замовити. Це відбувається саме собою, без вашої участі й без окремої кнопки.
2. Уранці на дашборді з'являється рядок-попередження, скільки товарів потребують вашого рішення про замовлення.
3. Ви відкриваєте екран Замовлення постачальникам, переглядаєте ці позиції, за потреби правите кількість, знімаєте зайве.
4. Натискаєте Сформувати замовлення — і отримуєте готову чернетку замовлення постачальнику, яку далі опрацьовуєте як звичайний документ.

Головне тут: система пропонує, а рішення завжди за вами. Вона не оформлює й не надсилає замовлення самостійно — лише готує чернетку, яку ви переглядаєте перед тим, як щось замовити насправді.

Якщо показувати щоранку весь асортимент, це знову ручна робота — прогорнути сотні рядків. Тому система відділяє звичайні позиції (де розрахунок надійний) від тих, де варто глянути оком. На екран потрапляє лише друге:

• новий товар — ще немає історії продажів, немає на чому будувати розрахунок;
• різкий стрибок попиту — товар почав продаватись помітно швидше або повільніше, ніж зазвичай;
• урізана кількість — розрахунок обмежили терміном придатності або кратністю ящика;
• сумнівний залишок — по товару є нерозв'язана розбіжність, тож рахувати за таким залишком ризиковано.

Звичайні товари з надійним розрахунком на екран не виводяться, але з процесу не випадають: коли ви формуєте замовлення постачальнику, вони теж потрапляють у чернетку з уже порахованою кількістю. Докладніше — у статті Замовлення постачальникам (автопілот).

Система рахує з того, що ви їй дали. Три речі впливають на якість пропозицій найбільше:

• Постачальник у картці товару. Товар без вказаного постачальника не потрапляє в автозамовлення — його нема кому замовляти. Постачальник задається в картці товару, довідник — Партнери (постачальники).
• Час доставки постачальника. Скільки днів минає від замовлення до приймання й як часто ви замовляєте — від цього залежить, який запас тримати. Ці значення задаються в картці постачальника.
• Накопичена історія продажів. Перші тижні після впровадження розрахунок приблизний — історії ще мало. Точність зростає в міру того, як накопичуються дні продажів; повну картину система бачить приблизно за три місяці роботи.

Це не разове налаштування «увімкнув і забув»: що повніше заповнені картки товарів і постачальників, то менше винятків потрапляє на екран і то більше система робить сама.

Функції «розумних запасів» вбудовані в ті місця, де ви й так працюєте, а не зібрані в один пункт меню. Карта, куди дивитись:

Розрахунок замовлень надійний рівно настільки, наскільки чисті дані про залишки й продажі. Перш ніж довіряти пропозиціям, система звертає вашу увагу на два типи проблем із даними:

• розбіжності залишків — коли облік і фактичний залишок розходяться (мінусовий залишок, товар, що «висить» без руху, продаж без приходу). Див. Контроль залишків і розбіжності;
• пересортиця — коли два схожі товари переплутали при продажу, і продажі одного «затерлись» на інший. Див. Пересортиця.

Дні з такими проблемами система не бере до уваги, коли рахує звичайний попит, — інакше разовий збій спотворив би прогноз. Від вас тут нічого не потрібно щодня: очищення відбувається автоматично. Ваша роль — розбиратися з розбіжностями та підтверджувати пересортицю, коли система на них вкаже.