Нарахування — документ на один місяць. У ньому всі працівники, скільки кожен заробив, скільки з нього утримано і скільки видати на руки. Зарплатний проєкт → Нарахування відкриває журнал «Зарплата співробітників», де нарахування створюють, відкривають і виплачують.

Один рядок журналу відповідає одному нарахуванню. Вкладки над таблицею відбирають нарахування за станом: Усі, Чернетки, До виплати, Виплачені.

Кнопки стоять у тому порядку, в якому ними користуються протягом місяця:

Виплати, відомості й листки докладно описані в статті Аванс, податки й виплата.

Нарахування, за яким ще не було виплат, видаляється після підтвердження. Програма попередить, що його проводки приберуться з бухобліку, а місяць потім можна завести заново.

Якщо виплати вже були, з'явиться «Спершу скасуйте виплати». Гроші вже вийшли з каси чи рахунку, і видалити нарахування, лишивши витрату без підстави, програма не дасть. Спершу натисніть Скасувати виплату, а потім Видалити.

Угорі оберіть Рік, Місяць і ФОП. Одночасно може бути відкрита лише одна картка нарахування: щоб відкрити іншу, закрийте поточну.

ФОП лише підписує нарахування, наприклад у відомостях. Склад працівників від нього не залежить: у нарахування потрапляють усі, кому в картці ввімкнено Нараховувати зарплату. Тому на один місяць буває лише одне нарахування. Друге на той самий місяць програма не збереже, навіть з іншим ФОП, і запропонує відкрити наявне: інакше та сама зарплата двічі потрапила б у витрати.

Номер (ЗП-000001 і далі) нарахування отримує під час першого збереження.

Нове нарахування порожнє, поки ви не натиснете Розрахувати. Тоді програма збере працівників, відпрацьований час, продажі, затверджені відпустки й лікарняні, борги з минулого місяця і порахує податки. Якщо рахувати нікого, з'явиться «Немає кого нараховувати»: перевірте, чи в довіднику користувачів є активні працівники.

Повторне Розрахувати спершу перепитає «Перерахувати період». Премії, утримання, аванси і вручну задані частки магазинів програма відновить з останнього збереження. Ставку, відпрацьоване, вид оплати, оформлення й відсотки вона бере заново з карток працівників, тож правки цих колонок у таблиці повторний розрахунок затре.

Звідси два практичні правила:

• Перед повторним розрахунком натисніть Зберегти. Незбережені премії й утримання розрахунок не відновить.
• Разові правки ставки чи відпрацьованого робіть в останню чергу, перед самим затвердженням.

Повторно рахувати можна скільки завгодно. Зазвичай перший раз це роблять у середині місяця для авансу, а другий на початку наступного, коли закрились усі зміни.

Відкрите з журналу нарахування можна правити й без повторного розрахунку: премії, утримання, аванс, ставку. Сума «З продажів» і розподіл по магазинах лишаються такими, як їх зберегли. Змінити відсотки через Відсотки й пільги можна лише після Розрахувати, бо для них потрібні свіжі продажі й оборот магазинів.

У стовпці «Правка» позначено, що можна змінити вручну, поки нарахування в чернетці.

Правки в таблиці стосуються тільки цього місяця. У картку працівника вони не записуються.

Для кожного працівника:

1. Разом = Ставка × Відпрац. + З продажів + Премія + Відпускні + Лікарняні.
2. Офіційно залежить від оформлення. «Тільки ставка» бере ставку × відпрацьоване, «Уся сума» бере все Разом, «Фіксована» бере фіксовану суму, «Не оформлений» дає нуль. Відпускні й лікарняні офіційні завжди, окрім варіанта «Не оформлений», і додаються до офіційної частини. Більшою за Разом офіційна частина не буває.
3. ПДФО = (Офіційно − пільга) × ставку ПДФО. Пільга віднімається, якщо вона вказана в картці людини, її розмір задано в налаштуваннях і офіційна частина не більша за межу доходу.
4. Військовий = Офіційно × ставку військового збору. Пільга на нього не діє.
5. ЄСВ = більше з двох (Офіційно чи мінімальна зарплата) × ставку ЄСВ. Для неоформленого ЄСВ нульовий.
6. На руки = Разом − ПДФО − Військовий − Утримання − Аванс − З минулого.

Приклад. Оклад 20 000 грн за повний місяць, оформлення «Тільки ставка», премія 3 000 грн, аванс 8 000 грн, ставки 18 %, 5 % і 22 %. Разом 23 000 грн, офіційно 20 000 грн. ПДФО 3 600 грн, військовий збір 1 000 грн, на руки 23 000 − 3 600 − 1 000 − 8 000 = 10 400 грн. ЄСВ 4 400 грн підприємство платить понад це.

Якщо утримання й аванс більші за заробіток, у На руки буде нуль, а різниця перейде боргом у колонку З минулого наступного затвердженого місяця.

Нарахувати аванс працює після Розрахувати. Якщо відсоток авансу в налаштуваннях нульовий, кнопка скаже «Відсоток авансу не заданий». Коли аванс пораховано, програма покаже, скільком людям і на яку суму. Далі нарахування треба зберегти, а сам аванс видати в журналі кнопкою Виплатити аванс.

Затвердити спершу перепитає. Після затвердження зарплата потрапляє у витрати й бухоблік, місяць можна виплачувати, а правити цифри вже не можна.

Збереження або затвердження зупиниться, якщо:

• «Аванс менший за вже виданий». У колонці Аванс стоїть менше, ніж людям фактично видали, і різницю ніхто б не відняв від зарплати. Поверніть суми авансу або скасуйте зайву виплату.
• «Відпустки змінились після розрахунку» (лише при затвердженні). Відпустку чи лікарняний завели або змінили вже після Розрахувати. Натисніть Розрахувати ще раз, інакше ці дні позначаться використаними, а гроші за них людині не нарахують.
• «Період уже нараховано» (при першому збереженні). На цей місяць нарахування вже є. Відкрийте його з журналу.

Знадобиться, коли в затвердженому нарахуванні знайшли помилку. Після підтвердження проводки нарахування приберуться з бухобліку, і цифри знову можна правити. Після правок нарахування треба затвердити заново, інакше зарплата не потрапить ні у витрати, ні в бухоблік.

Якщо за місяцем уже були виплати, повернути його в чернетку не вийде. Програма попросить спершу натиснути Скасувати виплату в журналі.

Коли людина протягом місяця працювала в кількох магазинах, витрати на її зарплату діляться між ними за відпрацьованими годинами. Розподіл показує цей поділ для обраного працівника: Магазин, Годин, Частка, % і Джерело (авто або вручну).

Частку можна вписати руками, наприклад, якщо домовились, що магазин на Шевченка оплачує 70 %. Решта розійдеться по інших магазинах за годинами, разом завжди виходить 100 %. Повернути авто скидає ручні частки, Застосувати переносить поділ у нарахування, де він збережеться разом із ним. Якщо ручні частки разом більші за 100 %, програма попросить їх зменшити. Людині, яка працювала в одному магазині, ділити нічого, і програма так і скаже.

Розподіл видно у звіті «Зарплата за період», у блоці фонду оплати праці по магазинах.